vous devez les proteger, garantir un disponibilite, mais aussi les rendre accessibles sur le long terme. Autant de traitements couverts par le records management, une notion qui se dilue encore qui plus est dans celle de l’archivage a valeur probatoire.
En dehors des grandes entreprises, peu d’organisations paraissent au fait des enjeux du records management. Il va falloir dire que ce terme anglo-saxon n’a pas vraiment ete adopte, surtout via nos PME francaises, ou l’on prefere parler d’archivage voire bien seulement de gestion electronique des documents Afin de designer un concept precis de conservation des donnees. «Le records management, c’est l’archivage de la totalite des documents d’entreprise qui peuvent Realiser office de preuve et, votre, pendant un delai reglementaire impose avec le legislateur», explique Olivier Detour, PDG de Netheos. «Sur le terme anglais Il existe tres peu de questions a se poser, on cause vraiment d’enregistrement de piece de preuves. On commence a evoquer le records management a partir des entreprises de taille intermediaire. On voit, a ce moment-la, une vraie demarche encadree via nos normes et souvent externalisee.» Si le records management renvoie a la gestion des documents engageants pour l’entreprise, quels que soient leurs formes et leurs supports, pourquoi les petites structures, elles aussi tenues de presenter des preuves en cas de litiges, sont-elles eloignees de cette notion, quand elles ne l’ignorent tout juste pas ? «Les petites entreprises n’ont aucune demarche structuree, les papiers seront au sein des armoires et nos documents electroniques en ordinateurs, c’est le chef d’entreprise qui determine quels documents ont d’la valeur, puis les confie dans la plupart des hitch payant cas aux experts-comptables : depuis aussi une certaine forme d’externalisation, votre systeme qui s’est mis naturellement en place en dehors d’la zone de gouvernance de ces responsables», observe Olivier Detour.
«Dans une grosse firme, un projet de records management reste formule de facon politique, on cause gestion des dangers, archivage, on definit des objectifs pour nos utilisateurs, a travers une vision tres orientee services», explique pour sa part Noureddine Lamriri, responsable des consultants avant-vente chez Ever Team (gestion de contenus d’entreprise). «A l’echelle d’une PME, la vision se focalise dans l’operationnel, on s’interroge concernant l’apport d’un systeme d’archivage d’un angle d’approche pratique : en tant qu’editeur, notre discours ne a aussi plus la reduction des risques mais sur l’aspect qualitatif d’une solution. Nous expliquons comment le records management va permettre d’economiser de l’espace disque et des couts de maintenance en delestant la GED de documents dont l’entreprise n’a plus besoin dans ses activites operationnelles. Dans une PME, le terme records management a moins d’echo puisqu’il ne voiture aucun notions royal. Dans ce genre d’entreprises, l’adversaire du records management c’est la sauvegarde. Il convient persuader que la mise en place d’un systeme d’archivage degage environ ressources pour la GED tout en centralisant nos operations de conservation.»
« Les outils de records management ne font pas la politique d’archivage mais se mettent a le service. » Noureddine Lamriri, Ever Team
Alors que le constat d’infobesite fait l’unanimite, la multiplication des supports de stockage et les evolutions des formats n’ont jamais autant facilite les operations de conservation des precisions. «Avec la multiplication des volumes et des supports d’informations, le fameux Big Data, les entreprises paraissent encore qui plus est confrontees a des problematiques de gestion de leurs donnees et documents, et de leur tracabilite», souligne Emilie Angaramo, responsable pole conseil du groupe Everial (acces, securite et conservation des precisions). «Selon leurs activites, elles doivent repondre a des exigences legales et reglementaires Afin de lesquelles elles seront parfois mal informees et mal organisees».
A travers le record management, ces entreprises cherchent a orchestrer J’ai conservation de documents qu’elles veulent i?tre capable de reutiliser ulterieurement, autrement devoile des documents archives. La totalite des documents ne semblent gui?re toutefois concernes, le champ du records management se restreignant precisement aux documents de preuve et de gestion Afin de leur detenteur. Dans la chaine de conservation, il s’agit precisement des archives dites courantes et intermediaires et non pas des archives definitives.
Un systeme de records management repose sur les outils fournis avec une GED et un SAE (Systeme d’Archivage Electronique), ainsi, valides par des normes dont l’element central est l’ISO 15 489. Parmi les composants essentiels en solution, des fonctions qui peuvent permettre de deposer des documents, de les classer dans des arborescences, un moteur de recherche et une interface de consultation. Le tout est cadre avec un referentiel de conservation, une brique qui vise a assurer une agreable gouvernance des records geres par l’application. Ce referentiel identifie l’ensemble des activites d’une firme sous le prisme de ses departements (RH, comptabilite, finances, etc.), et fournit pour chaque departement une liste des diverses typologies documentaires auxquelles il associe des regles de duree de conservation. Les regles ainsi definies paraissent directement prises en compte des qu’un document alimente le systeme de records management.
« Un document archive n’est gui?re fond, mais constitue au contraire une richesse accessible. » Jean-Marc Rietsch, Fedisa
«Dans le records management, Il existe deux belles etapes, l’elaboration et l’archivage du document», explique Jean-Marc Rietsch, president une Fedisa, la Federation de l’ILM (Information Lifecycle Management), du Stockage ainsi que l’Archivage. «La premiere commence des la conception du document et consiste a renseigner les conditions d’la conservation de ce document une fois qu’il doit etre archive. Ils font des le commencement une prise en compte du cycle de vie de l’information, Afin de permettre au document d’evoluer au moment. Aujourd’hui le commentaire archivage n’est plus forcement approprie, le terme de conservation securisee de donnees numeriques reste plus qui convient : de quoi a-t-on besoin lorsqu’on reste face a 1 systeme d’information ? De pouvoir retrouver votre ou des documents le plus rapidement possible et d’y avoir acces L’objectif est de fluidifier ce flux d’informations tout en etant certain qu’une fois les documents recuperes, on reste en mesure de pouvoir verifier reellement rapidement un caractere authentique, leur origine et leur integrite».
